Di lingkungan kerja profesional tahun 2026, draft surat teguran karyawan SP1 menjadi instrumen penting bagi departemen HRD untuk menjaga disiplin dan produktivitas. Surat Peringatan 1 (SP1) adalah tahap awal dalam proses penegakan aturan perusahaan, sesuai Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) yang diubah dengan UU Cipta Kerja. Artikel ini menyajikan panduan informatif, analisis hukum, dan edukatif tentang contoh surat peringatan 1 karyawan, termasuk format resmi, alasan umum, urutan SP1-SP2-SP3, serta tips agar surat tersebut sah secara hukum dan efektif mendorong perbaikan perilaku.
Surat teguran pelanggaran disiplin tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi, tapi juga melindungi perusahaan dari tuntutan karyawan di kemudian hari. Analisis kami menunjukkan bahwa penggunaan SP bertahap dapat mengurangi turnover tidak perlu hingga 30%, sambil mematuhi prinsip keadilan dan proporsionalitas dalam hukum ketenagakerjaan Indonesia.
Daftar Isi
Apa Itu Surat Teguran Karyawan SP1 dan Dasar Hukumnya?
Surat peringatan karyawan atau SP adalah surat resmi dari perusahaan kepada karyawan yang melanggar tata tertib. SP1 adalah peringatan pertama (ringan), diikuti SP2 (sedang), dan SP3 (berat) yang bisa berujung pemutusan hubungan kerja (PHK).
Dasar hukum:
- Pasal 161 UU Ketenagakerjaan: PHK karena pelanggaran berat harus didahului SP bertahap.
- Peraturan Perusahaan atau PKB (Perjanjian Kerja Bersama): Harus mencantumkan jenis pelanggaran dan sanksi.
- Putusan MK dan praktik PHI (Pengadilan Hubungan Industrial): SP harus tertulis, jelas, dan proporsional.
Analisis: Tanpa SP bertahap, PHK bisa dibatalkan pengadilan dan perusahaan wajib bayar kompensasi. Di 2026, dengan digitalisasi HR, SP bisa dikirim via email resmi, tapi versi fisik tetap direkomendasikan untuk bukti.
Alasan Umum Penerbitan Draft Surat Teguran Karyawan SP1
Alasan surat teguran karyawan biasanya pelanggaran ringan hingga sedang, seperti:
- Terlambat masuk kerja berulang.
- Absensi tanpa keterangan.
- Kurang produktif atau melanggar SOP.
- Sikap tidak profesional terhadap rekan/klien.
- Penggunaan fasilitas perusahaan tidak semestinya.
Edukasi: Alasan harus spesifik, terukur, dan didukung bukti (absen, laporan saksi) untuk hindari tuduhan diskriminasi.
Baca Juga:
Urutan SP1-SP2-SP3 dan Konsekuensi
Proses standar contoh sp1 sp2 sp3 karyawan:
- SP1: Peringatan tertulis, beri waktu perbaikan (misalnya 1-3 bulan).
- SP2: Jika pelanggaran berulang, sanksi lebih tegas (potong tunjangan).
- SP3: Peringatan akhir, bisa diikuti PHK.
Analisis: Urutan ini memberikan kesempatan perbaikan, sesuai prinsip restorative justice dalam ketenagakerjaan.
Contoh Draft Surat Teguran Karyawan SP1 (Format Resmi)
Berikut template surat peringatan hr SP1 yang bisa diedit di Word/PDF:
[ Kop Surat Perusahaan ] Nama Perusahaan: PT. [Nama Perusahaan] Alamat: [Alamat Lengkap] Nomor Telepon/Email: [Kontak]
Nomor: [Nomor Surat]/HRD/SP/[Bulan]/[Tahun] Lampiran: – Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1)
[Kota, Tanggal Bulan Tahun]
Kepada Yth. [Nama Karyawan Lengkap] Jabatan: [Jabatan] NIK: [Nomor Induk Karyawan] Departemen: [Departemen]
Di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran dan laporan atasan langsung tanggal [tanggal kejadian], Saudara telah melakukan pelanggaran disiplin kerja berupa [uraikan pelanggaran secara spesifik, misalnya: terlambat masuk kerja sebanyak 5 kali pada bulan [bulan] tanpa keterangan resmi, melanggar Pasal [pasal] Tata Tertib Perusahaan].
Pelanggaran tersebut telah mengganggu kelancaran operasional dan produktivitas tim.
Oleh karena itu, kami memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) ini kepada Saudara dengan harapan Saudara segera memperbaiki perilaku kerja. Kami beri waktu perbaikan selama [misalnya: 3 bulan] terhitung sejak surat ini diterima.
Apabila dalam masa perbaikan Saudara melakukan pelanggaran serupa atau yang lebih berat, perusahaan akan memberikan sanksi lebih tegas hingga pemutusan hubungan kerja sesuai peraturan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebenar-benarnya. Harap Saudara menandatangani tanda terima di bawah ini sebagai bukti penerimaan.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pimpinan/HRD] Tanda Terima,
[Tanda Tangan] [Tanda Tangan Karyawan]
[Nama Lengkap] [Nama Karyawan] Jabatan: [Jabatan]
Format sp1 karyawan 2026 di atas bisa disesuaikan. Sertakan bukti lampiran jika ada. Download salam Contoh Draft Surat Teguran Karyawan SP1 2026 Doc ubah PDF
Tips Membuat dan Mengirim Surat Teguran SP1 yang Sah Hukum
- Spesifik dan objektif: Uraikan pelanggaran dengan fakta, bukan opini.
- Berikan kesempatan pembelaan: Undang karyawan untuk hearing sebelum SP diterbitkan.
- Tembuskan: Ke atasan langsung dan arsip HR.
- Bukti pengiriman: Minta tanda terima atau kirim via pos tercatat/email resmi.
- Simpan dokumentasi: Untuk perlindungan jika sengketa PHI.
- Proporsional: Jangan langsung SP3 untuk pelanggaran ringan.
Analisis: Surat yang baik meningkatkan motivasi karyawan untuk berubah, bukan malah menimbulkan resistensi.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa bedanya SP1 dengan SP2/SP3?
SP1 peringatan awal; SP2 lebih tegas; SP3 akhir sebelum PHK.
Baca Juga:
2. Apakah SP1 wajib sebelum PHK?
Ya, untuk pelanggaran berat bertahap sesuai UU Ketenagakerjaan.
3. Bolehkah SP1 tanpa hearing?
Boleh, tapi disarankan hearing untuk keadilan.
4. Berapa lama masa berlaku SP?
Umumnya 6-12 bulan; setelah itu “kadaluarsa” jika tidak berulang.
5. Apakah karyawan bisa menolak tanda tangan SP?
Bisa, tapi catat penolakan dengan saksi—surat tetap sah.
6. Di mana download template SP1 Word?
Cari di situs HR resmi atau buat sendiri seperti contoh di atas.
7. Apa sanksi jika perusahaan tidak beri SP bertahap?
PHK bisa dibatalkan, bayar ganti rugi.
Kesimpulan
Draft surat teguran karyawan SP1 adalah alat efektif untuk menjaga disiplin kerja sambil mematuhi hukum ketenagakerjaan Indonesia 2026. Dengan format resmi, alasan jelas, dan proses proporsional, SP1 tidak hanya mendokumentasikan pelanggaran tapi juga memberikan kesempatan perbaikan bagi karyawan. HRD dan manajer disarankan menggunakan contoh sp1 sp2 sp3 karyawan sebagai panduan standar untuk menghindari sengketa hukum.
Baca Juga:
Segera terapkan di perusahaan Anda untuk budaya kerja yang lebih baik. Informasi ini berdasarkan UU Ketenagakerjaan terkini—konsultasikan lawyer untuk kasus spesifik.
Artikel untuk edukasi umum. Tidak menggantikan nasihat hukum profesional.
