Dalam dunia administrasi perkantoran, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan dokumen resmi yang sangat penting. Baik di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta, SPPD menjadi dasar hukum dan administrasi bagi pegawai atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota maupun dalam kota.
Artikel ini akan membahas secara lengkap template Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), mulai dari pengertian, fungsi, format resmi, hingga contoh dan tips pembuatannya agar sesuai standar administrasi yang berlaku.
Daftar Isi
Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh instansi atau perusahaan sebagai bukti penugasan pegawai untuk melaksanakan perjalanan dinas tertentu dalam jangka waktu dan tujuan yang telah ditentukan.
SPPD biasanya digunakan sebagai:
- Bukti legal penugasan
- Dasar pencairan biaya perjalanan dinas
- Arsip administrasi kepegawaian
- Dokumen pendukung laporan perjalanan dinas
Di lingkungan pemerintah, format SPPD umumnya mengacu pada peraturan internal instansi atau ketentuan Kementerian Keuangan, sementara di perusahaan swasta lebih fleksibel namun tetap mengikuti prinsip surat dinas resmi.
Fungsi dan Manfaat SPPD
Penggunaan template SPPD yang benar memberikan banyak manfaat, antara lain:
- Legalitas Perjalanan Dinas
Pegawai memiliki dasar hukum saat melakukan perjalanan tugas. - Transparansi Biaya
SPPD menjadi acuan perhitungan uang harian, transportasi, dan akomodasi. - Administrasi yang Tertib
Memudahkan pencatatan dan audit perjalanan dinas. - Dokumen Pendukung Laporan
Digunakan sebagai lampiran laporan hasil perjalanan dinas.
Komponen Wajib dalam Format SPPD Resmi
Agar sah dan dapat dipertanggungjawabkan, format SPPD resmi umumnya memuat beberapa komponen berikut:
Baca Juga:
1. Kop Surat Instansi atau Perusahaan
Berisi nama instansi, alamat, logo, dan kontak resmi.
2. Judul Surat
Biasanya tertulis jelas:
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)
3. Nomor Surat
Nomor unik sesuai sistem penomoran instansi.
4. Identitas Pegawai
Meliputi:
- Nama lengkap
- Jabatan
- NIP (untuk PNS) atau ID karyawan
5. Maksud dan Tujuan Perjalanan
Menjelaskan alasan dan kepentingan perjalanan dinas.
6. Tujuan dan Lama Perjalanan
Kota tujuan, tanggal berangkat, dan tanggal kembali.
7. Sumber Biaya
Misalnya APBN, APBD, atau anggaran perusahaan.
Baca Juga:
8. Tanda Tangan Pejabat Berwenang
Disertai nama terang dan jabatan.
Template Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Berikut contoh template SPPD sederhana yang bisa Anda sesuaikan:
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
Nomor: 001/SPPD/III/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : ________
Jabatan : ______
Memberikan perintah kepada:
Nama : ________
Jabatan : ______
Baca Juga:
Untuk melaksanakan perjalanan dinas ke:
Tujuan : ________
Maksud : ________
Tanggal : ________
Segala biaya yang timbul akibat perjalanan dinas ini dibebankan pada ________.
Demikian surat perintah perjalanan dinas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tempat, Tanggal
Pejabat Berwenang
(Tanda tangan & stempel)
Template ini dapat dikembangkan menjadi template SPPD Word atau contoh SPPD PDF sesuai kebutuhan instansi.
Perbedaan SPPD Instansi Pemerintah dan Perusahaan
Meskipun fungsi utamanya sama, terdapat beberapa perbedaan penting:
Baca Juga:
| Aspek | SPPD Pemerintah | SPPD Perusahaan |
|---|---|---|
| Dasar Aturan | Regulasi negara | Kebijakan internal |
| Format | Lebih baku | Lebih fleksibel |
| Komponen | Lebih detail | Disesuaikan kebutuhan |
| Penggunaan | PNS/ASN | Karyawan swasta |
Cara Membuat SPPD yang Benar dan Profesional
Agar surat perjalanan dinas terlihat profesional dan sah, perhatikan langkah berikut:
- Gunakan kop surat resmi
- Tulis tujuan perjalanan dengan jelas
- Cantumkan tanggal secara spesifik
- Gunakan bahasa formal dan baku
- Pastikan ditandatangani pejabat berwenang
- Simpan arsip digital dan cetak
Menggunakan template Surat Perintah Perjalanan Dinas yang konsisten akan sangat membantu efisiensi administrasi.
Kesalahan Umum dalam Pembuatan SPPD
Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:
- Tidak mencantumkan sumber biaya
- Tanggal tidak sesuai dengan realisasi perjalanan
- Tidak ada nomor surat
- Tanda tangan tidak sah
Kesalahan ini dapat berdampak pada penolakan klaim biaya perjalanan dinas.
FAQ – Pertanyaan Umum Seputar SPPD
1. Apakah SPPD wajib untuk perjalanan dinas?
Ya, SPPD wajib sebagai bukti penugasan resmi.
2. Apakah SPPD dan surat tugas itu sama?
Tidak sepenuhnya. Surat tugas bersifat umum, sedangkan SPPD lebih spesifik untuk perjalanan dinas dan biaya.
3. Apakah SPPD bisa dibuat dalam format digital?
Bisa. Banyak instansi menggunakan SPPD digital atau PDF selama tetap sah secara administrasi.
Baca Juga:
4. Siapa yang berhak menandatangani SPPD?
Pejabat yang memiliki kewenangan sesuai struktur organisasi.
Kesimpulan
Template Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan elemen penting dalam sistem administrasi perjalanan dinas. Dengan format yang benar, SPPD tidak hanya berfungsi sebagai surat tugas, tetapi juga sebagai dasar hukum, pencatatan keuangan, dan dokumen pendukung laporan.
Menggunakan template SPPD resmi yang rapi, jelas, dan konsisten akan meningkatkan profesionalisme instansi maupun perusahaan. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu menggunakan format yang sesuai dan mengikuti kebijakan internal yang berlaku.
