Cara Payroll Gaji Karyawan Lewat BNI Direct: Panduan Lengkap dan Praktis

Di era digital saat ini, efisiensi operasional merupakan faktor penting dalam perkembangan bisnis. Bagi bagian Keuangan dan HRD, proses penggajian (payroll) sering menjadi pekerjaan yang cukup memakan waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan apabila dilakukan secara manual. Salah satu solusi terbaik untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan memahami cara melakukan payroll gaji karyawan melalui BNI Direct.

Platform Cash Management System (CMS) milik Bank Negara Indonesia (BNI) ini menyediakan sistem pembayaran massal yang cepat, aman, dan terintegrasi. Artikel ini akan membahas secara lengkap mulai dari persiapan, langkah-langkah, hingga tips menghindari kesalahan dalam proses payroll menggunakan BNI Direct.

---

Mengapa Menggunakan BNI Direct untuk Payroll Perusahaan?

Sebelum masuk ke bagian teknis, penting bagi manajemen memahami manfaat yang ditawarkan. BNI Direct tidak hanya menyediakan fitur transfer, tetapi juga berfungsi sebagai sistem manajemen kas lengkap.

1. Efisiensi Waktu dengan Mass Transfer

Melalui fitur Mass Transfer, perusahaan dapat mengirim gaji ke ratusan bahkan ribuan karyawan dalam satu kali proses upload data. Ini jauh lebih cepat dibandingkan memasukkan data satu per satu.

2. Keamanan Berlapis (MFA)

BNI Direct menggunakan sistem keamanan berlapis dengan Hard Token atau Mobile Token. Selain itu, alur kerja dapat disesuaikan dengan struktur perusahaan, memisahkan peran seperti Maker, Approver/Checker, dan Releaser/Signer.

3. Penjadwalan Otomatis

Tim keuangan dapat menyiapkan file gaji lebih awal dan menjadwalkan pembayaran (scheduled transfer) agar otomatis diproses pada tanggal tertentu, termasuk saat hari libur, tergantung jenis layanan (BI-FAST, SKN, dll.) yang digunakan.

---

Persiapan Sebelum Melakukan Payroll di BNI Direct

Agar proses payroll lewat BNI Direct berjalan tanpa hambatan, pastikan beberapa hal berikut telah dipenuhi:

1. Akses User ID & Token: Corporate ID, User ID (Maker, Approver, Releaser), dan password harus aktif.
2. Hard Token/Soft Token: Token untuk autentikasi transaksi harus tersedia dan bisa digunakan.
3. Data Karyawan Valid: Pastikan nama, nomor rekening, dan bank tujuan benar 100%.
4. Format File Payroll: BNI Direct menggunakan format .CSV atau .TXT sesuai struktur kolom dari bank.

Tips: Mintalah template converter resmi dari tim Cash Management BNI saat pertama kali mendaftar untuk memastikan kompatibilitas format data.

---

Langkah-Langkah Cara Payroll Gaji Karyawan Lewat BNI Direct

Proses payroll dibagi menjadi tiga tahapan utama sesuai prinsip Dual Control atau Triple Control.

---

Tahap 1: Upload Data oleh Maker

User Maker bertugas menyiapkan dan mengunggah data transaksi.

1. Login ke BNI Direct melalui https://bnidirect.bni.co.id dan masukkan Company ID, User ID, serta password.
2. Masuk ke Menu Transfer → Transfer Management → Mass Transfer atau Payroll Transfer.
3. Upload File:
   • Pilih Upload File
   • Pilih format (umumnya CSV)
   • Unggah file payroll
   • Cocokkan total nominal dan jumlah karyawan dengan data internal
4. Submit Transaksi untuk diteruskan ke fase approval.

---

Tahap 2: Verifikasi oleh Approver (Opsional)

Diperlukan jika perusahaan menggunakan Checker.

1. Login sebagai Approver.
2. Masuk ke My Task atau Pending Task.
3. Pilih transaksi dari Maker.
4. Periksa nominal.
5. Klik Approve untuk melanjutkan ke Releaser.

---

Tahap 3: Eksekusi oleh Releaser (Signer)

Ini merupakan tahap penting karena dana akan ditarik dari rekening perusahaan.

1. Login sebagai Releaser.
2. Masuk ke Pending Authorization.
3. Pilih transaksi yang akan dieksekusi.
4. Gunakan Token untuk memasukkan challenge–response code.
5. Klik Release/Execute.
6. Status berubah menjadi “In Process” atau “Success”.

---

Mengatasi Kendala Saat Upload Payroll

Walaupun sistem BNI Direct Corporate sudah canggih, tetap ada kemungkinan kendala muncul. Berikut beberapa masalah yang sering terjadi:

1. File Ditolak (Rejected)

Penyebab: Format kolom salah, ada karakter ilegal, atau format tanggal keliru.
Solusi: Bersihkan teks di Excel, hilangkan spasi berlebih, dan pastikan format CSV sesuai standar BNI.

2. Checksum Error

Penyebab: Total nominal tidak sesuai dengan data di file.
Solusi: Periksa ulang total gaji bersih sebelum upload.

3. Partial Success

Penyebab: Rekening karyawan salah atau sudah tidak aktif.
Solusi: Cek laporan transaksi, perbaiki data, dan transfer ulang hanya untuk karyawan yang gagal.

---

Biaya dan Metode Transfer Antar Bank

BNI Direct menawarkan beberapa pilihan transfer:

• In-House Transfer (Sesama BNI): Gratis, real-time.
• SKN/LLG: Biaya ekonomis, dana masuk sesuai jam kliring.
• RTGS: Untuk nominal besar; biaya lebih tinggi.
• BI-FAST: Real-time 24/7 ke bank lain, biaya hanya Rp2.500.

Pastikan memilih metode yang sesuai agar biaya operasional lebih efisien.

---

FAQ Seputar Payroll di BNI Direct

1. Apakah ada cut-off time payroll?
In-House dan BI-FAST aktif 24 jam. SKN/RTGS mengikuti jam operasional Bank Indonesia.

2. Berapa limit maksimal payroll?
Limit tergantung pengaturan perusahaan dan jenis token. Umumnya dapat mencapai miliaran rupiah per hari.

3. Bagaimana jika token terkunci?
Segera hubungi Helpdesk BNI Direct untuk reset PIN. Jangan memasukkan PIN salah lebih dari tiga kali.

4. Bisa kah transaksi dari Maker dibatalkan?
Bisa, selama belum di-release. Approver atau Releaser dapat memilih “Reject” atau “Send Back to Repair”.

5. Apakah data aman?
Sangat aman. BNI Direct menggunakan enkripsi SSL dan fitur masking balance untuk menjaga kerahasiaan saldo.

---

Kesimpulan

Memahami cara payroll gaji karyawan menggunakan BNI Direct merupakan kemampuan penting bagi tim keuangan modern. Melalui sistem yang cepat, aman, dan akurat, proses penggajian dapat dilakukan lebih efisien dan minim kesalahan.

Pastikan selalu melakukan pengecekan ganda sebelum upload file, serta menjaga keamanan token otorisasi. Dengan sistem digital seperti BNI Direct, perusahaan dapat memastikan gaji karyawan tersalurkan tepat waktu dan tanpa kendala.