Daftar Isi:
📖 Panduan Penggunaan
Cara menggunakan
KantorKu
Panduan lengkap setiap fitur dashboard — dari tambah surat, kelola tugas, sampai scan QR absensi.
Modul 1
Surat Masuk & Keluar
Catat, cari, dan arsipkan semua surat kantor secara digital. Tidak perlu buku agenda kertas lagi.
Surat Masuk
Surat dari luar yang diterima kantor
Surat Keluar
Surat yang dikirim oleh kantor
Pencarian
Cari berdasarkan nomor, perihal, atau pengirim
Lampiran
Upload PDF, Word, atau foto surat asli
1
Buka menu Surat di sidebar kiri
Klik ikon 📨 Surat di sidebar. Halaman daftar surat akan terbuka.
2
Klik tombol “+ Tambah Surat”
Tombol biru di pojok kanan atas. Form input akan muncul sebagai popup.
3
Pilih jenis surat dan isi data
Pilih Surat Masuk atau Surat Keluar. Isi nomor surat, tanggal, pengirim/penerima, dan perihal.
💡 Nomor surat penting untuk pencarian cepat. Gunakan format standar: 001/Bulan/Tahun
4
Upload file surat (opsional)
Klik area upload untuk lampirkan file PDF, Word, atau foto. Maksimal 10MB per file.
5
Klik Simpan — surat langsung tercatat
Surat muncul di tabel. Gunakan tab Masuk / Keluar atau kolom pencarian untuk filter.
6
Export laporan ke Excel atau PDF
Klik tombol ⬇️ Excel untuk download semua data ke spreadsheet. Klik 🖨️ PDF untuk cetak laporan.
⭐ Excel otomatis dibagi 2 sheet: Surat Masuk dan Surat Keluar
Modul 2
Tugas & Reminder
Kelola tugas tim dengan board Kanban visual. Dapat pengingat email otomatis sebelum deadline.
📋 Belum Dimulai
Laporan Keuangan Q3
🔴 Tinggi · 30 Jun
Update SOP Absensi
🟡 Sedang
⏳ Sedang Dikerjakan
Pengadaan ATK Semester 2
🟡 Sedang · Bagian Umum
✅ Selesai
Rapat Koordinasi Mei
🟢 Rendah
← Geser tugas dari kiri ke kanan seiring progres →
1
Klik “+ Tambah Tugas”
Buka menu ✅ Tugas & Reminder lalu klik tombol hijau di kanan atas.
2
Isi detail tugas
Isi Judul Tugas, nama yang ditugaskan, dan Deadline. Pilih prioritas: 🔴 Tinggi 🟡 Sedang 🟢 Rendah
⭐ Tugas prioritas Tinggi tampil di atas Kanban secara otomatis
3
Geser status tugas saat ada progres
Klik tombol → Mulai di kartu tugas untuk pindah ke kolom Sedang Dikerjakan. Klik → Selesai saat tugas rampung.
4
Email pengingat dikirim otomatis
Sistem mengirim email ke akun kamu H-7, H-3, dan H-1 sebelum deadline. Tidak perlu setting apapun.
📧 Email masuk ke alamat yang terdaftar di akun WordPress
5
Edit atau hapus tugas kapan saja
Klik ikon ✏️ untuk edit atau 🗑️ untuk hapus tugas dari kartu Kanban.
Modul 3
Inventaris ATK
Pantau stok barang kantor secara real-time. Alert otomatis muncul saat stok mendekati habis.
Stok Aman
Stok di atas batas minimum
Hampir Habis
Stok ≤ batas minimum — perlu pengadaan
Log Stok
Setiap keluar-masuk tercatat otomatis
1
Tambah item inventaris baru
Klik + Tambah Item. Isi nama barang (contoh: Kertas A4), kategori, satuan (rim/pcs/box), dan stok awal.
2
Set batas minimum stok
Isi kolom Min. Stok. Saat stok mencapai angka ini, baris otomatis berwarna kuning dan banner peringatan muncul di atas.
⭐ Contoh: Kertas A4 stok min = 5 rim. Saat stok tinggal 5 atau kurang → alert muncul
3
Catat stok masuk saat ada pembelian
Klik ikon 📊 di baris item. Pilih 📥 Stok Masuk, isi jumlah dan keterangan (contoh: “Pembelian Juni”). Stok otomatis bertambah.
4
Catat stok keluar saat pemakaian
Klik 📊 → pilih 📤 Stok Keluar. Isi jumlah yang diambil dan divisi yang mengambil. Stok otomatis berkurang.
5
Export laporan untuk pengadaan
Excel berisi 3 sheet: Semua Item, Stok Hampir Habis, dan Log Stok. Langsung bisa dipakai untuk laporan pengadaan.
Modul 4
Absensi + QR Code
Dua cara absensi: input manual oleh admin, atau scan QR oleh karyawan langsung dari HP mereka.
ALUR QR ABSENSI
Admin Generate QR
Isi nama karyawan & jam berlaku
→
Cetak / Tampilkan
Print atau tampilkan di layar
→
Karyawan Scan
Pakai kamera HP biasa
→
Tercatat Otomatis
Hadir + jam masuk langsung masuk sistem
1
Pilih tanggal absensi
Di halaman 🕐 Absensi, pilih tanggal di picker atas. Data absensi akan tampil per hari.
2
Input manual: klik “+ Tambah Absensi”
Isi nama, jabatan, status kehadiran, dan jam masuk-keluar. Status: ✅ Hadir 📝 Izin 🤒 Sakit ❌ Alpha
3
Generate QR: buka menu Pengaturan di admin WordPress
Buka WordPress Admin → KantorKu → ⚙️ Pengaturan. Isi nama karyawan, jabatan, tanggal, dan jam kedaluwarsa QR.
📍 Panel QR ada di WordPress Admin, bukan di halaman shortcode
4
Klik “Generate QR Code” lalu cetak
QR muncul di layar. Klik 🖨️ Cetak untuk print atau simpan sebagai PDF. Tempel di meja absensi atau tampilkan di layar.
5
Karyawan scan dengan kamera HP biasa
Tidak perlu app tambahan. Buka kamera → arahkan ke QR → tap notifikasi link → halaman konfirmasi muncul → otomatis tercatat hadir.
⭐ QR bisa dipakai oleh banyak karyawan berbeda di hari yang sama
6
Export laporan bulanan
Pilih bulan lalu klik ⬇️ Excel Bulanan. Excel berisi 2 sheet: data lengkap per hari + rekap hadir/izin/sakit/alpha per orang.
Modul 5
Arsip Dokumen
Indeks digital semua dokumen penting kantor. Temukan dokumen apapun dalam hitungan detik dengan pencarian tag.
SK
Surat Keputusan
Laporan
Laporan berkala
Kontrak
MOU & perjanjian
Keuangan
Laporan keuangan
Kepegawaian
Data & SK pegawai
Lainnya
Dokumen umum
1
Klik “+ Tambah Arsip”
Buka 🗂️ Arsip Dokumen lalu klik tombol di kanan atas.
2
Isi judul dan pilih kategori
Tulis judul dokumen yang jelas. Pilih kategori yang sesuai agar mudah difilter nanti.
⭐ Judul yang baik: “Laporan Keuangan Semester 1 2025” bukan “laporan”
3
Tambahkan tag untuk pencarian cepat
Pisahkan tag dengan koma. Contoh: keuangan, 2025, semester-1, audit. Makin banyak tag → makin mudah ditemukan.
4
Upload file dokumen asli
Klik area upload dan pilih file. Format: PDF, Word, Excel, JPG, PNG, ZIP. Maks 10MB. File tersimpan di Media Library WordPress.
5
Cari dokumen kapan saja
Gunakan kolom pencarian (cari berdasarkan judul atau tag) atau filter dropdown kategori. Klik 📎 Lihat File untuk buka dokumen.
6
Export indeks ke Excel
Klik ⬇️ Export Indeks untuk download daftar semua arsip ke Excel. Berguna untuk laporan ke pimpinan atau audit.
Tips & Shortcut
Tips Pakai KantorKu
Hal-hal kecil yang bikin kerja lebih cepat dan efisien.
| Tombol / Aksi | Fungsi |
|---|---|
| ✏️ | Edit data yang sudah tersimpan |
| 🗑️ | Hapus data (muncul konfirmasi dulu) |
| 📊 | Catat stok masuk / keluar (khusus Inventaris) |
| 📎 Lihat File | Buka lampiran surat atau arsip di tab baru |
| → Mulai / Selesai | Pindah status tugas di Kanban tanpa buka form edit |
| Enter di kolom cari | Langsung cari tanpa klik tombol Cari |
| ☰ (hamburger) | Collapse/buka sidebar navigasi di HP |
| ⬇️ Excel | Download laporan format spreadsheet |
| 🖨️ PDF | Cetak atau simpan laporan sebagai PDF via print browser |
💡 TIPS PRO
1
Gunakan tag di Arsip Dokumen sebanyak mungkin — semakin banyak tag semakin mudah dokumen ditemukan nanti.2
Set deadline tugas selalu H+2 dari batas nyata — beri buffer agar notifikasi H-1 masih punya waktu revisi.3
QR Absensi bisa di-generate sekali pagi, lalu tempel di meja. Semua karyawan bisa scan QR yang sama di hari itu.4
Export Excel setiap akhir bulan dan simpan sebagai backup — data tersimpan di server tapi backup lokal tetap penting.5
Jika email notifikasi tidak masuk, minta admin pasang plugin WP Mail SMTP dan hubungkan ke Gmail kantor.