Peran dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris dalam menjaga kelancaran dan efisiensi sebuah perusahaan. Seorang sekretaris bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administratif dan mendukung manajemen dalam menjalankan operasional perusahaan.
Salah satu peran utama seorang sekretaris adalah sebagai penghubung antara manajemen perusahaan dengan karyawan dan pihak eksternal. Mereka sering kali menjadi orang pertama yang ditemui oleh tamu atau klien yang datang ke perusahaan. Oleh karena itu, seorang sekretaris harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan dapat menghadapi berbagai situasi dengan profesionalisme.
Peran dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris yang Penting
Seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengelola jadwal dan agenda rapat manajemen. Mereka harus mampu mengatur waktu dan mengkoordinasikan jadwal agar tidak ada bentrok antara rapat-rapat yang berbeda. Selain itu, mereka juga harus memastikan bahwa semua dokumen dan informasi yang diperlukan untuk rapat telah disiapkan dengan baik.
Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu mengurus segala urusan administratif di kantor. Peran dan tanggung jawab seorang sekretaris yang penting antara lain:
- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon, email, surat, dan komunikasi lainnya.
- Mengatur dan mendistribusikan pesan, memo, laporan, dan dokumen penting.
- Menjaga dan mengatur jadwal perusahaan, termasuk pertemuan, perjalanan bisnis, dan tamu.
- Menyambut dan melayani pengunjung dan klien dengan ramah dan profesional.
- Mencatat risalah rapat dan membuat catatan akurat.
- Memelihara dan memesan perlengkapan kantor.
- Membantu para eksekutif dan staf dengan berbagai tugas proyek dan administrasi.
- Mengawasi staf dan karyawan baru.
- Berkoordinasi dengan organisasi lain.
- Menerapkan prosedur administrasi dan mengelola sistem pengarsipan
Untuk menjadi seorang sekretaris yang berkualitas, seorang sekretaris harus memiliki keterampilan administratif, komunikasi, layanan pelanggan, teknis, analisis, dan pemecahan masalah². Seorang sekretaris juga harus proaktif, teliti, terorganisir, dan komunikatif².
Tugas administratif juga menjadi bagian penting dari pekerjaan seorang sekretaris. Mereka harus dapat mengelola surat-menyurat, menerima dan mengirim email, serta mengelola data dan dokumen perusahaan. Kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office juga sangat dibutuhkan.
Seorang sekretaris juga memiliki peran sebagai asisten pribadi bagi manajemen perusahaan. Mereka harus dapat membantu manajemen dalam mengorganisir perjalanan bisnis, mengatur akomodasi dan transportasi, serta menyiapkan laporan dan presentasi yang diperlukan.
Kepercayaan adalah faktor kunci dalam pekerjaan seorang sekretaris. Mereka sering kali memiliki akses ke informasi rahasia perusahaan dan harus menjaga kerahasiaan tersebut. Kemampuan dalam menjaga privasi dan menjaga kepercayaan manajemen sangat penting dalam menjalankan tugas seorang sekretaris.
Baca juga: Mengenal Organisasi: Sebuah Jurnal
Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan multitasking yang baik. Mereka sering kali dihadapkan pada berbagai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Kemampuan untuk mengatur waktu, mengutamakan tugas, dan tetap tenang di bawah tekanan adalah hal-hal yang sangat penting dalam pekerjaan seorang sekretaris.
Baca Juga:
