RKAS Manual: Cara Menyusun Tanpa Aplikasi, Alur & Contoh

Banyak operator sekolah baru menyentuh RKAS ketika aplikasi sudah terbuka dan kolom kosong menunggu diisi. Akibatnya, keputusan penting diambil sambil mengetik: kegiatan mana yang didahulukan, berapa volumenya, bulan berapa dibelanjakan. Hasilnya sering berupa kertas kerja yang sudah diajukan, lalu dikembalikan karena saldo belum seimbang atau kode referensi tidak cocok.

Artikel ini membahas RKAS manual sebagai proses perencanaan, bukan sebagai file Excel. Fokusnya pada alur berpikir, format kertas kerja sederhana, pembagian peran tim, dan cara memindahkan hasilnya ke ARKAS 4 dengan risiko revisi seminimal mungkin.

Apa Itu RKAS Manual dan Kapan Dipakai

RKAS (Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah) adalah dokumen perencanaan kegiatan sekaligus pendanaannya untuk satu tahun anggaran. Kewajiban sekolah menyusun rencana kerja dan RKAS berakar dari Permendiknas Nomor 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan, dan aturan pengelolaan dana BOSP yang berlaku sekarang mengikuti Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026.

Yang sering tertukar adalah istilahnya. RKAS adalah dokumennya, ARKAS adalah aplikasinya. Jadi “RKAS manual” bukan dokumen jenis lain. Yang dimaksud adalah penyusunan draf rencana secara tertulis di luar aplikasi, biasanya di kertas kerja cetak atau lembar tabel sederhana, sebelum data diinput dan diajukan pengesahan lewat ARKAS 4.

Mengapa Penyusunan Manual Masih Relevan di Era ARKAS 4

Pertanyaan yang wajar: kalau aplikasinya sudah ada, untuk apa repot menyusun di luar? Jawabannya ada pada sifat pekerjaan perencanaan itu sendiri. Anggaran sekolah bukan keputusan satu orang. Kepala sekolah, bendahara, wakil kurikulum, wakil sarpras, dan perwakilan guru punya kebutuhan yang saling berebut porsi. Aplikasi bagus untuk mencatat keputusan, tetapi kurang nyaman untuk memperdebatkannya.

Kelemahannya juga nyata. Dua kali kerja bisa berujung dua versi angka yang berbeda. Karena itu, RKAS manual hanya layak dipakai kalau ada satu dokumen induk yang dijaga: draf yang sudah disepakati adalah sumber tunggal, dan setiap perubahan setelahnya dicatat di dokumen itu sebelum menyentuh aplikasi.

Alur Menyusun RKAS Manual dalam 7 Langkah

1. Kumpulkan data dasar. Siapkan jumlah peserta didik, jumlah rombel, jumlah guru dan tenaga kependidikan, serta perkiraan dana yang akan diterima. Tanpa angka dasar ini, semua perhitungan setelahnya berdiri di atas tebakan.
2. Petakan kebutuhan dari data evaluasi. Ambil prioritas dari hasil evaluasi diri dan rapor pendidikan sekolah, lalu bandingkan dengan rencana kerja tahunan. Kegiatan yang tidak punya dasar kebutuhan sebaiknya diragukan sejak awal.
3. Urutkan prioritas. Pisahkan kebutuhan menjadi tiga golongan: wajib rutin (listrik, internet, honor), penunjang pembelajaran, dan pengembangan. Anggaran rutin dihitung dulu karena sifatnya tidak bisa ditunda.
4. Hitung Rencana Anggaran Biaya per kegiatan. Tulis volume, satuan, dan harga satuan untuk setiap komponen. Gunakan harga yang wajar dan bisa dibuktikan, misalnya dari penawaran atau standar satuan harga daerah.
5. Sebar ke bulan pelaksanaan. ARKAS meminta rencana per bulan, jadi kertas kerja manual sebaiknya sudah memuat kolom bulan. Kegiatan yang jatuh di awal tahun ajaran dan akhir semester biasanya menumpuk, dan penumpukan ini perlu dicek terhadap jadwal penerimaan dana.
6. Rapat tim dan verifikasi aturan. Bahas draf bersama tim BOSP, lalu cocokkan dengan batasan penggunaan dana di Permendikdasmen 8/2026, misalnya ketentuan untuk honor dan komponen belanja tertentu. Catat hasil rapat dan minta tanda tangan.
7. Kunci draf, lalu input. Setelah draf final dibekukan, barulah operator memindahkannya ke ARKAS 4. Perubahan yang muncul saat input dicatat ulang di draf agar dua dokumen tetap sama.

Contoh Kertas Kerja RKAS Manual

Bentuk kertas kerja tidak perlu rumit. Yang penting kolomnya mengikuti cara ARKAS membaca rencana: kegiatan, komponen belanja, volume, harga, jumlah, dan bulan. Berikut ilustrasi sederhana dengan angka rekaan untuk memperlihatkan pola pengisiannya.

Ada dua hal yang layak dibaca dari tabel ini. Pertama, baris rutin (nomor 3 dan 4) menyerap jauh lebih banyak dana daripada kegiatan lain, dan porsi seperti ini yang biasanya membuat ruang gerak kegiatan pengembangan terasa sempit. Kedua, kolom bulan bukan hiasan: baris yang bulannya jatuh sebelum dana tersedia akan bermasalah saat realisasi. Nilai pada contoh hanya ilustrasi, jadi harga dan volume di sekolah Anda harus disesuaikan dengan kondisi nyata dan standar satuan harga daerah.

Memindahkan Draf Manual ke ARKAS 4

Sejak 13 Oktober 2025, satuan pendidikan dapat merencanakan penganggaran tahun berikutnya (perencanaan T-1) melalui ARKAS 4 versi terbaru. Artinya draf manual idealnya rampung sebelum tahun anggaran berjalan, bukan disusun terburu-buru di bulan Januari. Kertas kerja tahun berikutnya diaktifkan lewat tombol Aktivasi Kertas Kerja, dan sekolah bisa memilih Salin RKAS dari tahun sebelumnya atau Buat Baru. Ketentuan resminya dapat dibaca di pusat informasi Rumah Pendidikan.

Baca Juga:

Profil Lulusan 8 Dimensi vs P5: Apa yang Berubah?

Bagi pengguna draf manual, opsi Buat Baru biasanya lebih masuk akal karena angka yang diinput memang berasal dari draf terbaru. Namun jika Anda menyalin RKAS tahun lalu, sistem akan memeriksa validitas kode kegiatan, kode rekening belanja, dan kode uraian saat pengajuan. Referensi yang sudah tidak berlaku harus diganti. Perbarui data kegiatan lebih dulu agar kode referensi terbaru tersedia.

Di sisi dinas, data yang Anda ajukan dibaca melalui MARKAS, lalu dikirim ke SIPD sebagai bahan rancangan APBD. Inilah alasan mengapa angka di draf manual sebaiknya tidak diubah diam-diam setelah pengajuan: perubahan sepihak menyulitkan penelusuran ketika ada selisih.

Kesalahan Umum pada Penyusunan RKAS Manual

• Dua versi angka. Draf di kertas berbeda dengan isi aplikasi karena revisi dilakukan di salah satunya saja.
• Harga tanpa dasar. Harga satuan ditulis dari perkiraan pribadi sehingga sulit dipertanggungjawabkan saat pemeriksaan.
• Lupa kolom bulan. Rencana disusun per tahun, lalu kerepotan ketika aplikasi meminta pembagian per bulan.
• Belanja rutin dihitung terakhir. Sisa dana dibagi ke kegiatan menarik, sementara listrik dan internet kekurangan.
• Tidak ada berita acara rapat. Draf tidak punya tanda tangan sehingga proses penyusunan bersama tidak terbukti.

Bagaimana Jika Rencana Harus Berubah di Tengah Tahun

Kebutuhan sekolah bisa bergeser, dan draf manual perlu siap menghadapinya. Perubahan RKAS di ARKAS 4 hanya dapat dilakukan satu kali dalam setahun sesuai ketentuan dinas wilayah masing-masing, dan boleh mengubah kegiatan lintas jenis kode rekening belanja. Pengajuan perubahan bisa gagal bila BKU bulan tertentu belum ditutup atau bila nominal Belum Dianggarkan belum menjadi Rp0. Batas bulan penutupan BKU bergantung kebijakan dinas setempat, umumnya di atas Juni. Detail alurnya tersedia di panduan Perubahan RKAS di ARKAS 4.

Karena kesempatannya hanya satu, susun daftar usulan perubahan secara manual terlebih dahulu. Kumpulkan semua kebutuhan yang bergeser selama semester pertama, bahas bersama tim, dan ajukan dalam satu kali perubahan, bukan sedikit demi sedikit.

FAQ

Apakah RKAS manual sah sebagai dokumen resmi?

Pengesahan resmi berjalan lewat ARKAS 4. Draf manual berfungsi sebagai bahan perencanaan dan arsip rapat, sehingga sebaiknya tetap disimpan bersama dokumen pendukung sekolah.

Apa bedanya RKAS dengan ARKAS?

RKAS adalah rencana kegiatan dan anggaran sekolahnya, sedangkan ARKAS adalah aplikasi untuk menginput, mengajukan pengesahan, dan menatausahakan rencana tersebut.

Kapan sebaiknya RKAS manual mulai disusun?

Idealnya sebelum tahun anggaran berjalan. Karena perencanaan T-1 di ARKAS 4 sudah memungkinkan pengisian kertas kerja tahun berikutnya, draf manual sebaiknya selesai lebih awal agar input tidak dikejar tenggat.

Siapa saja yang perlu dilibatkan dalam penyusunan?

Kepala sekolah, bendahara, operator, perwakilan guru, dan unsur tim BOSP sesuai ketentuan yang berlaku. Susunan pastinya mengikuti juknis dan arahan dinas pendidikan setempat.

Apakah draf manual harus dicetak?

Tidak wajib. Yang penting ada satu dokumen induk yang disepakati dan dijaga sebagai acuan. Versi cetak membantu rapat, tetapi lembar kerja digital juga bisa dipakai selama tidak memunculkan versi ganda.

Bisakah RKAS diubah setelah disahkan?

Bisa melalui mekanisme Perubahan RKAS di ARKAS 4, yang hanya boleh dilakukan satu kali dalam setahun menurut ketentuan dinas masing-masing dan mensyaratkan BKU bulan terkait sudah ditutup.

Baca Juga:

Try Out UTBK: Cara Ikut, Membaca Skor, dan Evaluasi

Kesimpulan

RKAS manual pada dasarnya adalah disiplin berpikir sebelum disiplin mengetik. Nilai terbesarnya bukan pada kertasnya, melainkan pada percakapan yang terjadi saat draf dibuat: kebutuhan diuji, prioritas diurutkan, dan kesepakatan tercatat. Sekolah yang melewati tahap ini biasanya mendapati pekerjaan di ARKAS 4 jauh lebih ringan, karena angka yang diinput sudah pernah dipertahankan di depan tim. Jadikan draf sebagai sumber tunggal, selesaikan sebelum tahun anggaran berjalan, dan simpan daftar usulan perubahan sejak awal semester. Setelah rencana disahkan, lanjutkan ke pencatatan realisasi; sekolah yang sudah terbiasa dengan pembukuan bisa memanfaatkan tool Buku Kas Umum untuk merapikan catatan kas hariannya.