Daftar Isi:
Panduan Operator dan Bendahara
Perubahan RKAS hanya boleh diajukan satu kali dalam setahun menurut ketentuan dinas. Sekali salah langkah, kesempatan itu terpakai. Karena itu, persiapan sebelum menekan tombol Perubahan jauh lebih menentukan daripada langkah-langkah di dalam aplikasinya.
Di pertengahan tahun anggaran, kebutuhan sekolah sering bergeser dari rencana awal. Ada kegiatan yang batal, ada kebutuhan baru yang tidak terpikirkan saat RKAS disusun, dan ada harga yang berubah. ARKAS 4 menyediakan dua jalur untuk merespons hal itu: pergeseran dan perubahan. Keduanya sering tertukar, padahal aturannya berbeda dan salah memilih jalur bisa membuang waktu berminggu-minggu menunggu pengesahan dinas.
Artikel ini membahas perubahan RKAS di ARKAS 4: apa bedanya dengan pergeseran, syarat yang harus dipenuhi, langkah pengajuan, serta penyebab pengajuan gagal beserta solusinya.
Apa Itu Perubahan RKAS
Perubahan RKAS adalah proses mengubah dokumen rencana biaya dan pendanaan program atau kegiatan untuk satu tahun anggaran. Cakupannya mencakup kegiatan rutin maupun strategis yang bersumber dari BOSP Reguler, BOSPDA, atau BOSP Kinerja.
Dua ketentuan pokoknya perlu dipahami sejak awal. Pertama, perubahan hanya dapat dilakukan satu kali per tahun sesuai ketentuan dinas pendidikan di masing-masing wilayah. Kedua, perubahan diperbolehkan mengubah perencanaan kegiatan lintas jenis kode rekening belanja, dengan catatan tidak melewati saku jenis belanja yang sudah dianggarkan sebelumnya.
Perlu dicatat: batas satu kali per tahun adalah ketentuan yang berlaku di aplikasi ARKAS dan kebijakan dinas, bukan bunyi pasal dalam Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026. Pelaksanaannya bisa sedikit berbeda antar daerah, jadi konfirmasi ke dinas pendidikan Anda tetap penting.
Pergeseran atau Perubahan: Mana yang Dipakai
Pilihan jalur menentukan sisa kesempatan Anda. Tabel berikut merangkum perbedaan keduanya berdasarkan panduan resmi ARKAS 4.
| Aspek | Pergeseran | Perubahan |
|---|---|---|
| Tujuan | Merevisi kertas kerja yang sudah disahkan dinas | Mengubah dokumen rencana untuk satu tahun anggaran |
| Frekuensi | Kapan saja setelah persetujuan dinas, sesuai batas kuota | Satu kali per tahun sesuai ketentuan dinas |
| Cakupan belanja | Dalam satu akun belanja saja | Boleh lintas jenis kode rekening belanja, tidak melewati saku jenis belanja yang sudah dianggarkan |
| Anggaran yang sudah terealisasi di BKU | Tidak dapat digeser | Yang ditambah atau diganti adalah kegiatan yang belum terealisasi |
| Syarat penutupan BKU | Tidak disebut sebagai syarat | BKU sampai bulan tertentu harus sudah ditutup |
| Pengajuan | Ajukan pengesahan | Ajukan pengesahan |
Aturan praktisnya sederhana. Kalau penyesuaian masih berada di dalam satu akun belanja dan kuota pergeseran dinas masih ada, pergeseran adalah jalur yang hemat. Simpan kesempatan perubahan untuk kebutuhan yang lebih besar, seperti mengganti kegiatan secara menyeluruh atau menambah kegiatan baru yang belum terealisasi.
Tiga contoh keputusan (ilustrasi)
Selisih harga barangHarga alat tulis naik dan dana perlu ditambah dari kegiatan lain yang masih satu akun belanja. Jalur yang wajar: pergeseran.
Kegiatan diganti totalRencana pelatihan batal dan diganti kegiatan lain dalam saku belanja yang sama tetapi kode rekening berbeda. Jalur yang wajar: perubahan.
Ingin geser dana yang sudah dibelanjakanAnggaran yang sudah terealisasi di BKU tidak dapat digeser. Yang bisa disesuaikan hanya bagian yang belum terealisasi.
Sebelum Menekan Tombol Perubahan
Karena kesempatannya terbatas, lakukan persiapan berikut lebih dulu.
- Pastikan BKU sudah ditutup. Perubahan tidak dapat diajukan bila BKU bulan tertentu belum ditutup. Batas bulan penutupan tidak selalu sama dan bergantung kebijakan dinas setempat, tetapi umumnya berada di atas bulan Juni.
- Kumpulkan seluruh usulan dalam satu daftar. Jangan mengajukan perubahan sedikit demi sedikit. Bahas semua kebutuhan yang bergeser bersama tim, catat dalam satu daftar, lalu ajukan sekaligus. Cara menyusun daftar kebutuhan ini dibahas di panduan menyusun RKAS manual.
- Hitung dulu di luar aplikasi. Simulasikan angka baru di lembar kerja agar total perubahan pas dengan pagu. Contoh rumus kontrolnya ada di panduan format Excel RKAS BOS.
- Siapkan koneksi internet yang stabil. Proses awal perubahan membutuhkan waktu tunggu, dan gangguan koneksi di tengah jalan dapat menyulitkan.
- Periksa kembali batas juknis. Setelah angka berubah, cek ulang bahwa porsi honor, buku, dan sarana prasarana masih sesuai ketentuan juknis yang berlaku.
Langkah Mengajukan Perubahan RKAS di ARKAS 4
- Di laman utama Penganggaran, klik ikon buka pada RKAS sumber dana dan tahun anggaran yang bersangkutan.
- Klik tombol Perubahan.
- Klik Ya, Lanjutkan.
- Tunggu proses berjalan dan pastikan perangkat terhubung ke internet yang stabil.
- Pada laman Mengubah Kertas Kerja, pilih kegiatan yang ingin diubah. Perubahan tidak boleh melewati saku jenis belanja yang sudah dianggarkan sebelumnya.
- Bila perlu, hapus kegiatan lama lalu buat kegiatan baru sesuai alokasi jenis belanja, atau tambahkan kegiatan yang belum terealisasi.
- Pilih jumlah yang akan diubah, lalu sesuaikan jumlah pada bulan yang direncanakan dengan kebutuhan terkini.
- Sesuaikan kembali jumlah Dianggarkan untuk bulan tersebut hanya sesuai kebutuhan, lalu klik Perbarui.
- Kegiatan yang berhasil diubah ditandai warna kuning, dan penanda pembaruan muncul di kanan bawah layar.
- Periksa kolom Belum Dianggarkan. Jika masih ada angka berwarna merah, lakukan penyesuaian seperti pada tahap pergeseran sampai nilainya Rp0.
- Setelah Belum Dianggarkan menjadi Rp0, klik Ajukan Pengesahan dengan koneksi internet aktif.
- Pantau melalui Cek Status Berkala di laman utama Penganggaran, sama seperti pengajuan kertas kerja awal.
Baca ketentuan resminya
Panduan langkah lengkap dengan tangkapan layar tersedia di pusat informasi Rumah Pendidikan tentang Perubahan RKAS. Untuk jalur pergeseran, lihat panduan Pergeseran RKAS.
Penyebab Perubahan RKAS Gagal dan Solusinya
| Gejala | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Perubahan tidak bisa diajukan, muncul pemberitahuan BKU | BKU pada bulan tertentu belum ditutup | Klik Saya Mengerti, tutup BKU sampai bulan yang disyaratkan, lalu ajukan perubahan lagi |
| Muncul notifikasi Perubahan dibatalkan otomatis | Batas waktu pengesahan terlewat dan kertas kerja masih berstatus draf | Status kertas kerja kembali ke kondisi sebelum perubahan. Klik Saya Mengerti, lalu ajukan ulang sesuai ketentuan dinas |
| Pengajuan pengesahan ditolak sistem karena saldo belum balance | Kertas kerja belum memenuhi syarat, nominal Belum Dianggarkan belum Rp0 | Klik Revisi Kertas Kerja, telaah ulang angka sampai seimbang |
Perhatikan bahwa penyebab kedua sering muncul bukan karena kesalahan angka, tetapi karena proses menunggu. Setelah mengajukan pengesahan, pantau status secara berkala dan hubungi operator dinas bila mendekati tenggat, supaya perubahan tidak batal otomatis dan kesempatan tahun ini tidak terbuang.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Memakai perubahan untuk kebutuhan kecil. Kesempatannya hanya satu kali, sehingga penyesuaian sederhana lebih baik lewat pergeseran.
- Baru menutup BKU saat hendak mengajukan. Penutupan BKU yang tertunda menghentikan seluruh proses di awal.
- Mengubah angka tanpa simulasi. Akibatnya nominal Belum Dianggarkan berulang kali tidak sampai Rp0.
- Mengajukan pengesahan mendekati tenggat. Tanpa waktu cadangan, perubahan yang masih draf bisa dibatalkan otomatis.
- Tidak mengecek batas juknis setelah angka berubah. Porsi honor, buku, dan sarana prasarana bisa bergeser tanpa disadari.
FAQ
Berapa kali RKAS boleh diubah dalam setahun?
Menurut panduan ARKAS 4, perubahan RKAS hanya dapat dilakukan satu kali setiap tahun sesuai ketentuan dinas di wilayah masing-masing.
Baca Juga:
Apa beda pergeseran dan perubahan RKAS?
Pergeseran merevisi kertas kerja yang sudah disahkan dalam satu akun belanja dan sesuai kuota dinas, sedangkan perubahan mengubah dokumen rencana tahun anggaran, boleh lintas jenis kode rekening belanja, dan hanya sekali setahun.
Mengapa perubahan RKAS tidak bisa diajukan?
Penyebab paling umum adalah BKU pada bulan tertentu belum ditutup. Tutup BKU sampai bulan yang disyaratkan dinas, lalu ajukan kembali.
Sampai bulan apa BKU harus ditutup?
Batasnya tidak selalu sama. Ketentuannya mengikuti kebijakan dinas pendidikan setempat, dan umumnya berada di atas bulan Juni. Konfirmasikan ke dinas Anda.
Apa arti Perubahan dibatalkan otomatis?
Notifikasi itu muncul bila sampai batas waktu pengesahan kertas kerja perubahan masih berstatus draf. Sistem mengembalikan kertas kerja ke kondisi sebelum perubahan.
Bagaimana bila Belum Dianggarkan masih berwarna merah?
Sesuaikan jumlah anggaran kegiatan seperti pada tahap pergeseran sampai nominalnya menjadi Rp0, baru kemudian klik Ajukan Pengesahan.
Kesimpulan
Perubahan RKAS bukan tombol yang ditekan ketika ada kebutuhan mendesak, melainkan keputusan yang perlu dirancang. Dengan hanya satu kesempatan per tahun, cara paling aman adalah mengumpulkan semua usulan sepanjang semester, mensimulasikannya di luar aplikasi, memastikan BKU tertutup, lalu mengajukan sekali dengan waktu cadangan sebelum tenggat pengesahan. Gunakan pergeseran untuk penyesuaian kecil dalam satu akun belanja, dan simpan perubahan untuk kebutuhan yang benar-benar menuntutnya. Selalu konfirmasi jadwal, batas penutupan BKU, dan kuota kepada dinas pendidikan Anda, karena ketentuan pelaksanaan bisa berbeda antar daerah.
