Rumus Excel Hitung Pajak Gaji Karyawan Swasta: TER & Progresif 2026

Sejak skema TER berlaku penuh berdasarkan PP No. 58 Tahun 2023 dan PMK No. 168 Tahun 2023, perhitungan PPh 21 karyawan swasta di Excel menjadi lebih sederhana secara konsep, namun tetap membutuhkan struktur rumus yang benar agar hasilnya akurat dan mudah diaudit. Artikel ini membahas cara menyusun rumus Excel hitung pajak gaji karyawan swasta — mulai dari kategori TER, formula pencarian tarif yang valid, perhitungan take-home pay, hingga rekonsiliasi progresif akhir tahun — lengkap dengan kesalahan umum yang sering membuat hasil perhitungan meleset.

Dasar Regulasi: Kategori TER Berdasarkan Status PTKP

Skema TER membagi karyawan ke dalam tiga kategori berdasarkan status Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP):

Setiap kategori punya tabel tarif efektif bulanan sendiri berdasarkan rentang penghasilan bruto — dari 0% untuk penghasilan sangat rendah hingga puluhan persen untuk penghasilan sangat tinggi. Karena tabel ini berisi puluhan baris rentang per kategori, salin tabel resmi terbaru langsung dari Lampiran PP 58/2023 atau situs pajak.go.id ke sheet terpisah di file Excel Anda, bukan mengetik ulang manual yang rawan salah ketik.

Menyusun Struktur Sheet Excel

• Buat sheet “Data Gaji” dengan kolom: Nama, Status PTKP, Gaji Pokok, Tunjangan Tetap, Bonus/Lembur, Penghasilan Bruto Bulanan.
• Buat sheet terpisah “Tabel TER” berisi rentang bruto dan persentase tarif untuk Kategori A, B, dan C, disalin dari tabel resmi.
• Tambahkan kolom Kategori TER di sheet Data Gaji yang otomatis menentukan A/B/C berdasarkan Status PTKP.
• Tambahkan kolom PPh 21 yang mencari tarif dari sheet Tabel TER lalu mengalikannya dengan Bruto Bulanan.

Rumus 1: Menentukan Kategori TER Otomatis

B2 berisi Status PTKP karyawan (misalnya “K/1”). Rumus ini secara otomatis mengelompokkan setiap karyawan ke Kategori A, B, atau C sesuai aturan resmi di atas.

Rumus 2: Mencari Tarif TER dan Menghitung PPh 21

Asumsikan sheet “Tabel TER” memiliki kolom A = Batas Bawah Bruto, B = Tarif Kategori A, C = Tarif Kategori B, D = Tarif Kategori C, dengan header “A”, “B”, “C” di sel B1:D1.

F2 adalah Penghasilan Bruto Bulanan, G2 adalah hasil Kategori TER dari Rumus 1. Kombinasi INDEX+MATCH ini mencari baris rentang bruto yang sesuai (memakai MATCH dengan match_type 1 untuk pencarian rentang menaik) sekaligus memilih kolom kategori yang tepat, lalu hasilnya dikalikan langsung dengan bruto bulanan untuk mendapatkan nominal PPh 21.

Rumus 3: Take-Home Pay

H2 adalah hasil PPh 21 dari Rumus 2, sementara F2*1% pada contoh ini mewakili potongan BPJS Kesehatan karyawan (sesuaikan persentase dengan komponen potongan aktual di perusahaan Anda, termasuk BPJS Ketenagakerjaan bila relevan).

Contoh Perhitungan (Ilustrasi)

Perhitungan Progresif Akhir Tahun (Masa Desember)

Masa pajak Desember tidak lagi memakai TER, melainkan rekonsiliasi dengan tarif progresif Pasal 17 UU PPh atas penghasilan setahun penuh.

Perhitungan PPh 21 terutang setahun memakai tarif progresif berlapis (5% untuk lapisan pertama, naik bertahap sesuai UU PPh terbaru) diterapkan pada PKP setahun, lalu hasilnya dikurangi total PPh 21 yang sudah dipotong dari Januari hingga November — selisihnya menjadi PPh 21 yang dipotong pada masa Desember. Untuk rumus tarif progresif berlapis, gunakan nested IF sesuai lapisan resmi UU PPh yang berlaku, atau bangun tabel referensi terpisah agar mudah diperbarui saat ada perubahan lapisan tarif.

Kesalahan Umum Saat Menghitung Pajak Gaji di Excel

Tips Tambahan untuk HR dan Payroll

• Gunakan Data Validation dropdown untuk kolom Status PTKP agar hanya bisa diisi format resmi (TK/0, TK/1, K/0, dst.), mencegah kesalahan ketik yang membuat kategori TER salah terhitung.
• Terapkan Conditional Formatting untuk menyorot baris dengan PKP di atas lapisan tarif tertentu, membantu HR melihat sekilas karyawan dengan potongan pajak besar.
• Pakai Pivot Table untuk merekap total PPh 21 seluruh karyawan per bulan sebagai bahan pelaporan ke DJP.
• Simpan versi arsip file setiap bulan sebagai bukti perhitungan, terutama untuk keperluan audit dan penerbitan bukti potong 1721-A1 di akhir tahun.

Untuk memahami dasar VLOOKUP dan INDEX/MATCH yang dipakai dalam pencarian tarif TER, baca panduan lengkap rumus VLOOKUP Excel. Untuk template payroll yang lebih lengkap dengan slip gaji otomatis, lihat template gaji karyawan Excel, atau pelajari cara membuat dashboard absensi dan payroll di contoh dashboard absensi & payroll Excel.

Untuk tabel TER resmi dan regulasi lengkap dari Direktorat Jenderal Pajak, kunjungi situs resmi pajak.go.id.

FAQ Seputar Rumus Excel Hitung Pajak Gaji Karyawan Swasta

Apa dasar hukum skema TER untuk PPh 21 karyawan swasta?

Skema TER diatur dalam PP No. 58 Tahun 2023 dan petunjuk teknisnya dalam PMK No. 168 Tahun 2023, berlaku wajib sejak Januari 2024.

Baca Juga:

Laporan Bulanan Klinik Excel 2026 + KPI Lengkap

Kenapa perhitungan Desember berbeda dari bulan-bulan lain?

Januari–November memakai TER yang sederhana dan langsung, sementara Desember melakukan rekonsiliasi dengan tarif progresif Pasal 17 atas penghasilan setahun penuh untuk memastikan total pajak yang dipotong akurat.

Apakah Excel cukup andal untuk payroll perusahaan besar?

Untuk UKM dengan puluhan hingga ratusan karyawan, Excel masih memadai asal rumus dan tabel referensinya terstruktur rapi; perusahaan dengan ribuan karyawan sebaiknya mempertimbangkan software payroll khusus untuk mengurangi risiko human error.

Bagaimana menentukan kategori TER jika status PTKP karyawan berubah di tengah tahun?

Update kolom Status PTKP sesuai status terbaru mulai bulan perubahan berlaku — rumus kategori TER akan otomatis menyesuaikan karena berbasis referensi sel, bukan angka tetap.

Di mana mendapatkan tabel TER resmi terbaru?

Salin langsung dari Lampiran PP No. 58 Tahun 2023 atau unduh dari situs resmi pajak.go.id agar rentang dan persentase tarif selalu sesuai regulasi terkini.