Daftar Isi:
- Cara Membuat Rekap Gaji Karyawan Otomatis dengan Pajak TER di Excel 2026
- Kenapa Rekap Gaji Perlu Terhubung dengan Absensi?
- Struktur Template: 4 Sheet yang Saling Terhubung
- Cara Membuat Rekap Gaji Terintegrasi Absensi Step-by-Step
- Contoh Perhitungan dari Template
- FAQ Seputar Rekap Gaji Otomatis dengan Pajak TER
- Kesimpulan
Cara Membuat Rekap Gaji Karyawan Otomatis dengan Pajak TER di Excel 2026
Rekap gaji yang terhubung langsung ke data absensi — setiap ketidakhadiran tanpa keterangan otomatis memotong gaji harian sebelum BPJS dan PPh 21 TER dihitung.
Kenapa Rekap Gaji Perlu Terhubung dengan Absensi?
Banyak template rekap gaji hanya menghitung dari angka gaji pokok tetap, padahal di lapangan gaji riil yang dibayarkan sering kali berkurang karena karyawan Alpha atau tidak masuk tanpa keterangan. Jika potongan ini dihitung manual terpisah dari rekap gaji utama, risiko selisih dan kesalahan hitung jadi lebih besar, apalagi untuk perusahaan dengan puluhan karyawan.
Artikel ini menyajikan pendekatan berbeda: rekap gaji yang mengambil data Alpha langsung dari sheet absensi bulanan, memotong gaji harian secara otomatis, baru kemudian menghitung BPJS dan PPh 21 metode TER dari gaji yang sudah disesuaikan. Cocok untuk perusahaan manufaktur, ritel, atau usaha dengan skema gaji prorata berdasarkan kehadiran.
Terhubung Absensi
Jumlah hari Alpha ditarik otomatis dari sheet absensi lewat COUNTIFS, tanpa hitung manual.
Potongan Prorata
Gaji harian dihitung dari gaji pokok dibagi hari kerja, lalu dikalikan jumlah hari Alpha.
BPJS & TER Otomatis
Setelah potongan absensi, sisa gaji langsung dihitung BPJS dan PPh 21 sesuai kategori TER.
Multi-Karyawan
Semua karyawan direkap sekaligus dalam satu tabel, lengkap baris total keseluruhan.
Struktur Template: 4 Sheet yang Saling Terhubung
| Sheet | Fungsi | Rumus Kunci |
|---|---|---|
| Data Karyawan | Sumber data master nama, jabatan, PTKP, gaji pokok | Excel Table, Data Validation |
| Absensi Bulanan | Catat kehadiran harian tiap karyawan | Data Validation |
| Tabel Tarif & Batas 2026 | Rujukan resmi BPJS dan lapisan TER | – |
| Rekap Gaji + TER | Hitung potongan absensi, BPJS, PPh 21, gaji bersih | COUNTIFS, MIN, IF, INDEX-MATCH |
Cara Membuat Rekap Gaji Terintegrasi Absensi Step-by-Step
1
Susun Data Master dan Absensi Terpisah
Buat sheet Data Karyawan (nama, jabatan, status PTKP, gaji pokok) dan sheet Absensi Bulanan (tanggal, nama, status H/S/I/A) sebagai dua sumber data independen.
2
Hitung Jumlah Alpha per Karyawan dengan COUNTIFS
Gunakan =COUNTIFS(RentangNama,Nama,RentangStatus,"A") di sheet rekap untuk menjumlahkan hari Alpha setiap karyawan langsung dari data absensi.
3
Hitung Gaji Harian dan Potongan Alpha
Gaji Harian = Gaji Pokok / 25 (asumsi 25 hari kerja per bulan). Potongan Alpha = Jumlah Hari Alpha x Gaji Harian.
4
Hitung Gaji Setelah Potongan Absensi
Gaji Setelah Absensi = Gaji Pokok – Potongan Alpha. Angka inilah yang menjadi dasar perhitungan BPJS dan PPh 21 selanjutnya.
5
Hitung BPJS dan PPh 21 TER dari Gaji yang Sudah Disesuaikan
Gunakan MIN untuk batas atas BPJS, IF untuk kategori TER dari status PTKP, dan INDEX-MATCH untuk tarif TER — semuanya dihitung dari gaji setelah potongan absensi, bukan gaji pokok penuh.
Contoh Perhitungan dari Template
Joko Prasetyo, Teknisi (Gaji Pokok Rp4.300.000, 3 Hari Alpha)
Gaji Harian = Rp4.300.000 / 25 = Rp172.000. Potongan Alpha = 3 x Rp172.000 = Rp516.000. Gaji Setelah Absensi = Rp4.300.000 – Rp516.000 = Rp3.784.000. Setelah potongan BPJS (Kesehatan Rp37.840, JHT Rp75.680, JP Rp37.840) dan PPh 21 Rp0 (Kategori A, di bawah ambang), Gaji Bersih = Rp3.632.640.
Budi Santoso, Supervisor Produksi (Gaji Pokok Rp6.200.000, 0 Hari Alpha)
Tanpa potongan absensi, gaji tetap penuh Rp6.200.000 sebagai dasar BPJS dan PPh 21 (Kategori B). Setelah potongan BPJS (Kesehatan Rp62.000, JHT Rp124.000, JP Rp62.000) dan PPh 21 Rp0 (masih di bawah ambang Kategori B), Gaji Bersih = Rp5.952.000.
“Mengaitkan data absensi langsung ke perhitungan gaji bukan sekadar soal otomatisasi, tapi soal akurasi — kesalahan mencocokkan data kehadiran secara manual adalah salah satu sumber sengketa gaji paling umum antara karyawan dan bagian keuangan.” — prinsip dasar integrasi data payroll yang berlaku umum dalam praktik HR modern.
Kesalahan Umum dalam Rekap Gaji Terintegrasi Absensi
- Menyamaratakan jumlah hari kerja — sebaiknya sesuaikan pembagi (25, 22, atau jumlah hari kerja riil bulan tersebut) dengan kebijakan perusahaan, bukan angka tetap yang sama setiap bulan.
- Memotong gaji untuk status Izin atau Sakit dengan surat — umumnya hanya Alpha (tanpa keterangan) yang dipotong, sementara Izin/Sakit dengan bukti sah biasanya tetap dibayar penuh sesuai kebijakan perusahaan.
- Menghitung BPJS dari gaji pokok penuh, bukan gaji setelah potongan absensi — menyebabkan potongan BPJS lebih besar dari seharusnya.
- Data nama di sheet absensi dan data karyawan tidak konsisten ejaannya — menyebabkan COUNTIFS gagal mencocokkan dan hasil Alpha terbaca nol.
Download file rekap gaji terintegrasi absensi lengkap dengan contoh data 8 karyawan dan rumus siap pakai.
Baca Juga:
FAQ Seputar Rekap Gaji Otomatis dengan Pajak TER
Apakah semua perusahaan wajib memotong gaji untuk Alpha?
Tidak ada aturan tunggal yang seragam — kebijakan potongan gaji karena ketidakhadiran umumnya diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja masing-masing, sehingga perlu disesuaikan dengan kebijakan internal.
Berapa hari kerja yang sebaiknya dipakai sebagai pembagi gaji harian?
Umumnya 25 atau 26 hari untuk skema 6 hari kerja, atau 21-22 hari untuk skema 5 hari kerja. Sesuaikan dengan jumlah hari kerja riil di perusahaan Anda.
Apakah Sakit dengan surat dokter tetap dipotong gajinya?
Pada template ini, hanya status Alpha yang memotong gaji. Sakit dan Izin dianggap tetap dibayar penuh, namun ini bisa disesuaikan lagi tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.
Kenapa hasil COUNTIFS Alpha saya selalu nol?
Biasanya karena penulisan nama di sheet Absensi Bulanan tidak identik persis dengan nama di sheet Data Karyawan (beda spasi, kapitalisasi, atau typo).
Apakah template ini bisa digabung dengan perhitungan lembur?
Bisa, dengan menambahkan kolom Jam Lembur dan tarif per jam sebagai komponen tambahan sebelum penjumlahan gaji bruto, mengikuti pola perhitungan yang sama seperti potongan Alpha.
Kesimpulan
Rekap gaji yang benar-benar otomatis bukan hanya soal menghitung BPJS dan PPh 21 dengan rumus yang tepat, tetapi juga soal menghubungkan data kehadiran riil karyawan ke perhitungan gaji tanpa perlu rekonsiliasi manual terpisah. Dengan COUNTIFS yang menjembatani sheet absensi dan sheet rekap gaji, potongan Alpha otomatis konsisten dengan catatan kehadiran yang sebenarnya.
Pendekatan ini sangat membantu perusahaan dengan skema gaji prorata atau upah harian, sekaligus mengurangi potensi sengketa gaji karena data kehadiran dan perhitungan gaji berasal dari sumber yang sama dan saling terverifikasi.
